Audit Link Cloud Sharing, Cara Amankan File dari Akses Tak Diinginkan

Telset.id – Link file yang dibagikan lewat layanan cloud storage seperti Microsoft OneDrive, Apple iCloud, Dropbox, dan Google Drive bisa menjadi pintu masuk risiko keamanan jika dibiarkan aktif terlalu lama. Semakin lama sebuah link sharing menggantung, semakin besar kemungkinan link tersebut salah diteruskan lewat email atau diakses pihak lain akibat akun kontak yang diretas. Karena itu, melakukan audit rutin terhadap link cloud sharing yang masih aktif menjadi langkah pencegahan yang penting untuk melindungi file dan folder pribadi.

Perlu ditegaskan, berbagi file melalui layanan cloud storage sebenarnya tidak otomatis tidak aman. Link yang dibagikan lewat layanan tersebut pada dasarnya sudah terlindungi dengan baik secara default. Persoalannya, semakin lama link dibiarkan beredar, semakin besar risikonya. Sebuah link bisa saja tanpa sengaja diteruskan dalam sebuah email, atau salah satu kontak pengguna mengalami peretasan akun email. Dari situ, orang yang tidak berhak bisa saja melihat isi file, bahkan mengubah atau menghapusnya, tergantung izin atau permission yang sudah diatur.

Dengan pertimbangan tersebut, menjalankan audit berkala terhadap link cloud sharing yang aktif menjadi langkah yang bijak. Prosesnya tidak memakan waktu lama karena aplikasi-aplikasi yang terlibat umumnya menyediakan cara yang cukup mudah untuk melakukannya. Begitu sebuah link ditutup, tidak ada orang lain yang bisa mengaksesnya lagi. Berikut panduan audit link sharing pada empat layanan cloud storage populer, sebagaimana dijelaskan dalam sumber.

Kelola Link Sharing di Microsoft OneDrive

Pada Microsoft OneDrive, pengguna bisa membuka portal OneDrive lewat web. Di panel navigasi sebelah kiri akan terlihat opsi Shared link. Klik opsi tersebut, lalu pilih By you di bagian atas daftar file untuk melihat semua file dan folder yang sudah dibagikan ke orang lain. Gunakan header Modified jika ingin mengurutkan file dan folder berdasarkan yang paling lama atau paling baru.

Untuk mengontrol akses, klik tiga titik di samping file atau folder mana pun, lalu pilih Manage access. Jika file dibagikan ke orang-orang tertentu, pengguna bisa menghapus sebagian atau semua orang dari daftar tersebut. Jika file atau folder dibagikan lebih luas hanya dengan sebuah link, klik ikon tempat sampah untuk menyingkirkannya. Pengguna juga bisa membuka file Office untuk mengelola akses langsung di sana.

Ada satu hal yang perlu diketahui. Saat memilih untuk membagikan file di OneDrive lewat web melalui tiga titik dan Share, pengguna bisa mengklik ikon roda gigi pada panel Share untuk mengatur tanggal kedaluwarsa atau expiration date pada proses sharing. Fitur ini menyelamatkan pengguna dari keharusan merapikan link di kemudian hari.

Untuk menambah wawasan seputar keamanan digital, simak pembahasan mengenai Pengecekan Keamanan yang bakal hadir di Chrome Incognito.

Audit Link di Apple iCloud, Dropbox, dan Google Drive

Jika iCloud Drive menjadi layanan cloud storage pilihan, pengguna bisa membuka antarmuka utama iCloud di web, lalu mengklik Shared di panel navigasi sebelah kiri untuk langsung menuju file dan folder yang sedang dibagikan ke orang lain. Tidak ada cara mudah untuk mengurutkannya, tetapi pengguna bisa memanfaatkan kotak pencarian di pojok kanan atas. Klik tiga titik di samping file atau folder, lalu pilih Managed Shared File untuk melakukan perubahan. Layar berikutnya memungkinkan pengguna memblokir akses untuk kontak tertentu dan mengubah izin, misalnya dari editing menjadi hanya viewing. Jika ingin membatalkan pembagian sepenuhnya, klik Stop sharing. Berbeda dengan OneDrive, iCloud tidak menyediakan cara untuk menetapkan masa berlaku pada link yang dibagikan, sehingga pengguna harus membersihkannya secara manual.

Sementara itu, Dropbox termasuk salah satu layanan yang cukup agresif dalam merapikan link yang dibagikan. Jika menggunakan aplikasi Dropbox, pengguna mungkin akan melihat pengingat untuk meninjau file dan folder yang sudah dibagikan ke orang lain. Dari Dropbox di web, klik Shared di panel navigasi kiri untuk melihat file dan folder yang sedang dibagikan. Di sini pengguna bisa mendapatkan rincian yang cukup detail, termasuk berdasarkan Files atau Folders. Klik tiga titik di samping entri mana pun, lalu pilih Share untuk melihat opsi sharing yang berlaku. Pengguna bisa menghapus akses untuk kontak satu per satu, atau mengklik ikon roda gigi di kiri atas untuk menemukan tombol Unshare yang mengakhiri semua pembagian secara total.

Dropbox juga memiliki fitur link expiry yang sudah terpasang. Jika membuka pengaturan share setiap kali membagikan file atau folder, pengguna akan melihat Link expiry sebagai salah satu opsinya. Fitur ini menjadi cara mudah untuk merapikan link, asalkan orang yang menerima file atau folder sempat melihatnya sebelum masa berlaku habis.

Google Drive, menurut sumber, ternyata tidak sekonsisten layanan cloud storage lain dalam mengelola link yang dibagikan. Jika membuka portal web Google Drive, tidak ada daftar yang mudah diakses untuk melihat semua yang sudah dibagikan. Yang paling mendekati adalah mengklik filter People, lalu memilih kontak untuk melihat file dan folder yang dibagikan secara spesifik kepada mereka. Jika memilih Anyone with the link dari daftar drop-down, pengguna akan melihat semua file yang dibagikan hanya dengan sebuah link. Untuk mengubah pengaturan sharing sebuah file atau folder, klik tiga titik, lalu pilih Share. Klik ikon roda gigi pada panel yang muncul, kemudian pengguna bisa menghapus kontak sesuai kebutuhan dan menonaktifkan link yang terlihat. Sama seperti iCloud, tidak ada fitur link expiry yang bisa diandalkan di Google Drive, sehingga file dan folder yang dibagikan tidak bisa diatur agar otomatis berhenti dibagikan setelah waktu tertentu. Prosesnya harus dilakukan secara manual.

Membiasakan diri meninjau link yang aktif secara berkala membantu pengguna memastikan hanya orang yang berhak yang bisa mengakses file dan folder. Bagi yang ingin mengikuti perkembangan lain di dunia aplikasi dan keamanan digital, artikel soal Peringatan Pesepeda di Waze bisa menjadi bacaan tambahan.